سیستمهای احمق یا مدیران جلسه‌ای؟

همه ما می‌دانیم که مدیران بسیار سرشان شلوغ است. دلیل اصلی آن هم این است که دائم جلسه دارند. علت آن این است که باید در مورد موضوعات متعددی تصمیم بگیرند. البته پوشیده نیست که بخشی از این کارها و جلسات نیز تشریفاتی است. خوب چرا این تصمیمات از طریق دیگری گرفته نمی‌شود؟
مثلا چرا کارهای گسترده کارشناسی در قالب یک گزارش خوب تهیه نمی‌شود و مدیر از طریق خواندن آن گزارش تصمیم نمی‌گیرد؟ می‌توان گفت به همان دلیل که بسیاری از اساتید، پایان نامه دانشجویان را نمی‌خوانند و تنها در جلسه به ارائه وی گوش می‌دهند و نظر می‌دهند.

ریشه این ماجرا پدیده «احمق بودن سیستمها»ست (Stupid). بسیاری از سیستمها در کشور ما احمق هستند و این باعث می‌شود که درست کار نکنند و لذا مدیران ناگزیر باید دائم با آنها کلنجار بروند. پس با دو سیستم احمق و سیستم هوشمند روبرو هستیم. اما فرق این دو سیستم در چیست؟ مثلا آیا سیستم بیمارستانی ما هوشمند است یا احمق؟ سیستم حمل و نقل؟ سیستم علمی؟ مالیاتی؟ ثبت اسناد؟ تامین اجتماعی؟ گمرک؟ بازنشستگی؟ آموزش و پرورش؟ کنکور؟

سیستم هوشمند سیستمی است که ظاهر آن ساده است و شما به راحتی با آن مواجه می‌شوید و کار خود را انجام می‌دهید ولی در پشت آن، پیچیدگی بسیار زیادی وجود دارد که شما اصلا نمی‌بینید. شما از کار کردن با سادگی آن لذت می برید در حالیکه نمی‌دانید چقدر طراحی پیچیده‌ای دارد. در مقابل، سیستم احمق سیستمی است که ظاهری پیچیده دارد و شما در کار کردن با آن دچار مشکلات می‌شوید در حالیکه پشت آن بسیار ساده است و توان خاصی ندارد. در عمل اتفاقی که می‌افتد این است که در سیستم هوشمند، شما بار خاصی متحمل نمی‌شوید و خیلی ساده با آن کار می‌کنید در حالیکه در سیستم احمق، همه بار بر روی دوش شماست.

مثلا گوگل را فرض کنید. پیچیده‌ترین سیستم دنیاست و در عین حال ساده ترین ظاهر را دارد. اما در مقابل، در سیستم ارزیابی آموزشی، همه بار بردوش دانشجو و دانش‌آموز و خانواده وی است در حالیکه در باطن خبری نیست و معلوم نیست چه چیز را می‌سنجد. یا در سیستم ارتقای اساتید، باید نمره‌ها را تک تک از جاهای مختلف جمع‌آوری کنی و همه بار بر روی دوش توست و آن طرف چک می‌کند که نمرات را آوردی یا نه. وارد یک بیمارستان که می‌شوی، همه کارها را باید خودت انجام دهی. خلاصۀ ماجرا اینکه باید بدوی.

در سیستمهای احمق، مدیران ناگزیر می‌شوند تا برای همه چیز تصمیم‌گیری کنند. باطن سیستم خبری نیست. جوک معروفی بود که می‌گفت درون سر طرف را که شکافتند صرفا یک سیم بود که دو تا گوش را به‌هم وصل می‌کرده که نیفتد؛ این همان حکایت سیستم احمق است. اما متاسفانه مدیران به جای اینکه تلاش کنند سیستم‌سازی کنند، خود به روش احمقانۀ دیگری به مدیریت می‌پردازند و آن همانا حل مسائل و چالشهای آن یکی پس از دیگری از یک جلسه به جلسه دیگر است. اینطوری میشود که مدیر ما همیشه سرش شلوغ است.

پس نمی‌توان و نباید همه چیز را به آمریکا مرتبط کرد. این سیستمها هستند که احمق هستند و اگرچه مدتی کنترل و مدیریت فردی می شوند، اما ناگهان از یک جایی کار خراب می‌شود و همه چیز می‌ریزد بیرون. حال سوال این جاست که چه کسی و چه زمانی بالاخره آستین همت بالا خواهد زد و سیستمها را به صورت هوشمند طراحی خواهد کرد؟ آیا این تغییرات باید از بالا به پائین باشد؟ آیا باید منتظر تغییر نسل باشیم؟ یا پائین به بالا هم میتوان کاری کرد؟

به نظرم هر کسی از پائین هم می‌تواند در سیستمهایی که خودش حضور دارد تلاش کند و هوشمندی را به آنها تزریق کند. با هر بهبود ساده، سیستمها هوشمندتر می‌شوند…

مدیرانی که خود را به احمقانگی سیستمها تسلیم می‌کنند، بهتر است شغل دیگری برای خود برگزینند. انتظار می رود یک مدیر (حال می خواهد رئیس بانک مرکزی باشد یا وزیر اقتصاد یا رئیس یک سازمان)، تحلیل خوبی از سیستم خود داشته باشد و آن را از نو طراحی کند. طرحی که هوشمندانه باشد و بتواند به راحتی با شبیه سازی نیازهای مراجعان، به آنها پاسخ دهد.

خلاصه اینکه در سیستم احمق، مدیران جلسه‌ای ما به تصمیمات احمقانه‌تری می‌رسند. مثلا سیستم احمق اجازه تاسیس موسسات مالی داده و تصمیم احمقانه‌تر این بوده که پول را به مالباختگان (!) از بودجه عمومی برگرداندیم . یا مثلا نرخ ارز جابجا شده و ما در یک جلسه تصمیم گرفتیم ارز ۴۲۰۰ تومانی به خیلی‌ها بدهیم. یا مثلا توی کویر ذوب آهن زدیم، حالا میخواهیم از خلیج فارس آب بیاوریم…